大事なメールが迷惑メールに入ってしまうGmailやOutlook

会社のフォームから送信されたお客様からの申込み内容、これまで届いていたのに突然届かなくなった。
または以前は受信フォルダーに入っていたのに、入らなくなった。という方も多いと思います。
再確認すると、迷惑フォルダーに入っていた・・・なんてことも！

なぜ、大切なメールが迷惑フォルダーに入ってしまうのか？
その理由と対策をお伝えします。

大事なメールが迷惑メールに入ってしまうGmailやOutlook

重要なメールが届かないのは、本当に困りますよね。

最近は各メールサービス（GmailやOutlookなど）のスパム判定基準が非常に厳しくなっているため、正規のメールでも弾かれてしまうケースが増えています。

大切なメールが迷惑メールに入ってしまう事が多いGmailとOutlookですが、原因はセキュリティ対策の強化によりスパム判定基準がどんどん高くなっていることが理由の一つです。

このように、以前は届いていたから問題ないと思う人もいると思いますが、セキュリティ対策は常にアップデート強化し続けられています。

ただ、スパムメールも、セキュリティの隙間をすり抜けて入ってしまうこともあるため、どの会社もよりセキュリティ対策を強化しています。

そのため、GmailやOutlookも強化せざるを得ない状況が、重要メールが迷惑メールに入ってしまう理由です。

受信側（メールソフト）でできる確実な対策

とは言っても、大切なメールが迷惑メールに入ってしまうのはどうにかしたいですよね！

確認漏れを確実に防ぐためには、「ご自身がメールを受け取るソフト側の設定」行うことを推奨します。

その確認漏れを防ぐための方法をお伝えします。

まず、お使いのメールソフト（Gmail、Outlook、Yahoo!メールなど）で、以下の設定を行うのが最も効果的で即効性があります。

「迷惑メールではない」と報告する（AIに学習させる）
迷惑メールフォルダに入ってしまった重要なメールを見つけたら、必ず「迷惑メールではない（スパム解除）」のボタンを押してください。これを繰り返すことで、メールサービスのAIが「この送信者は安全だ」と学習していきます。

送信者を「連絡先（アドレス帳）」に登録する
メールアドレスを連絡先やセーフリスト（信頼できる宛先）に追加すると、スパムフィルターをすり抜けやすくなります。

フィルター（振り分けルール）を作成する（一番確実！）
絶対に逃したくない取引先やシステムからのメールは、条件を指定して「絶対に迷惑メールにしない」「必ず受信トレイに入れる」というルールを作るのが最強の対策です。
(例: Gmailの場合、検索オプションから特定のメールアドレスを入力し、「フィルタを作成」→「迷惑メールにしない」にチェックを入れて保存します)

常に迷惑メールフォルダーをチェックする
上記の対策を行ったとしても100％確実とは言えません。その理由はセキュリティ対策のアップデートです。
そのため、受信ボックスを確認するだけでなく、受信ボックス同様に、迷惑フォルダーも確認することが重要です。

まとめ

最近、ホームページリニューアルやページ更新によってフォーム変更したから、迷惑フォルダーに入るようになったと理由付けしたい人もいるかもしれませんが、そういうことではありません。

メール送受信サービスもスパムメールに悩まされているため、スパム判定基準を上げざる得ない状況です。

ビジネスや店舗、企業で運用している場合、担当者が必ず、迷惑フォルダーをチェックする会社がどんどん増えており、今では確認するのが通常です。

また、確認漏れを防ぐ対策としては、ドメインを管理しているサーバーがあるメールに直接アクセスして確認するか、チャットワークなどに転送する方法もあるため、担当の制作会社さんやコンサルティング担当者にお聞きされるのがよいと思います。

大切なメールが迷惑メールに入ってしまうことは、今ではどの会社でもあります。
ただ確認漏れがあると信用度や売上損失に繋がるため、毎日必ずチェックしておきましょう。